Waarom terminologiebeheersing belangrijk is bij exportcorrespondentie
Exportcorrespondentie mislukt vaker vanwege de formulering dan vanwege de prijs. Een losjes gebruikte term, een verkeerde Incoterm, een onduidelijke betalingsuiting of een leverdatum die zonder duidelijke grondslag wordt opgegeven, kunnen weken later, nadat de goederen al op het water liggen, uitmonden in een dispuut. Een exporteur van stalen buizen die werkt met het standaardvocabulaire van de internationale handel neemt die dubbelzinnigheid weg en verkort tegelijkertijd de onderhandelingscyclus.
De onderstaande termen bestrijken de vier gebieden die vrijwel alle onenigheid veroorzaken: leveringsvoorwaarden, prijstaal, betalingsvoorwaarden en documentatie.
Incoterms en leveringsvoorwaarden
Incoterms worden gepubliceerd door de Internationale Kamer van Koophandel en periodiek herzien; de editie van 2020 is de huidige referentie. Ze bepalen welke partij het transport regelt en betaalt en, cruciaal, het exacte punt waarop het risico overgaat van verkoper op koper. In de handel in stalen buizen en pijpfittingen zijn de meest gebruikte termen de volgende.
| Termijn | Betekenis in één oogopslag | Waar het wordt gebruikt |
|---|---|---|
| EXW | Af fabriek: de koper haalt af bij de verkoper | Ervaren kopers met een eigen expediteur |
| FCA | Gratis vervoerder: de verkoper levert aan de door de koper aangewezen vervoerder | Container- en multimodale zendingen |
| FOB | Vrij aan boord: het risico gaat over wanneer de goederen aan boord zijn in de genoemde haven | Bulk- en break-bulkpijpverzendingen over zee |
| CFR | Kosten en vracht: de verkoper betaalt de vracht naar de haven van bestemming | Waar de koper wil dat de verkoper de verzending regelt |
| CIF | Kosten, verzekering en vracht: als CFR, met zeeverzekering | Gebruikelijk bij het ontwikkelen van-marktaankopen |
| DAP | Afgeleverd op plaats: de verkoper levert op de genoemde bestemming | Projectleveringen op een locatie of magazijn |
Bij FOB, CFR en CIF gaat het risico over wanneer de goederen zich aan boord van het schip bevinden, ook al betaalt de verkoper de vracht onder de laatste twee voorwaarden. De genoemde poort of plaats moet altijd in het bericht worden geschreven, omdat de term zonder deze niet compleet is. Wanneer in een offerte een term wordt gebruikt, dient tevens te worden vermeld wie verantwoordelijk is voor het laden, sjorren en vastzetten van de lading.
Offerte- en prijstaal
Een offerte of prijslijst is het standaard openingsdocument; hierin dienen de munteenheid, de verkoopeenheid, de Incoterm en de geldigheidsduur te worden vermeld.
Een vaste aanbieding bepaalt de prijs voor de aangegeven geldigheidsduur. Een aanbod onder voorbehoud van definitieve bevestiging laat de verkoper de ruimte om zich aan te passen voordat de overeenkomst tot stand komt.
Woorden als concurrerend, redelijk of laagst mogelijke prijs zijn overtuigend maar niet contractueel. De bindende figuren horen bij het aanbod zelf.
Vermeld of de prijs per ton, per meter of per stuk is en of verpakking, markering, bundeling en laden inbegrepen zijn.
Maak onderscheid tussen een prijs die voor een enkele zending geldt en een prijs die voor een bepaalde periode geldig is, en vermeld de hoeveelheidsbasis waarop de prijs is berekend.
Wanneer er legeringstoeslagen of vrachttoeslagen van toepassing zijn, vermeld dan de grondslag ervan en hoe deze worden aangepast.
Betalingsvoorwaarden
| Afkorting | Volledige termijn | Praktische betekenis |
|---|---|---|
| T/T | Telegrafische overdracht | Bank-naar-bankoverschrijving, vaak een aanbetaling met het saldo tegen documenten |
| L/C | Kredietbrief | Een bank die zich ertoe verbindt te betalen tegen conforme documenten |
| D/P | Documenten tegen betaling | De bank van de koper geeft documenten pas vrij bij betaling |
| D/A | Documenten tegen acceptatie | Documenten vrijgegeven tegen wissel, betaling op de vervaldag |
| O/A | Rekening openen | Goederen verzonden en gefactureerd, betaling op een afgesproken toekomstige datum |
Op een kredietbrief moet altijd worden vermeld of deze op zicht of in gebruik is, en of deze onherroepelijk en bevestigd is, omdat deze kenmerken bepalen wanneer en hoe zeker de verkoper wordt betaald. De lijst met documenten die vereist zijn onder het krediet, en de tolerantie op het gebied van hoeveelheid en bedrag, moeten worden gecontroleerd aan de hand van wat de fabriek daadwerkelijk kan uitgeven voordat het krediet wordt geaccepteerd.
Terminologie voor bestellen, verpakken en verzenden
P/I, de proformafactuur, vermeldt de overeengekomen specificatie, hoeveelheid, prijs en voorwaarden voordat de bestelling wordt geplaatst.
MOQ, de minimale bestelhoeveelheid, geeft de kleinste hoeveelheid weer die de verkoper bij een bepaald prijsniveau zal accepteren.
ETD en ETA zijn de geschatte vertrek- en aankomsttijden; het zijn schattingen en mogen niet als garanties worden geschreven.
B/L, de vrachtbrief, combineert een ontvangstbewijs voor de goederen, een vervoersovereenkomst en een eigendomsdocument.
De paklijst, gewichtsnotitie en maatlijst ondersteunen de factuur en laten de koper de levering bij aankomst verifiëren.
C/O, het certificaat van oorsprong en de overeenkomstige certificaten van vrijhandelsovereenkomsten maken een preferentiële behandeling mogelijk wanneer aan de oorsprongsregels wordt voldaan.
Kwaliteits-, inspectie- en documentatievoorwaarden
Kopers van stalen buizen verwachten gedocumenteerd bewijs van kwaliteit. Het walsproefcertificaat volgens EN 10204 is het kerndocument. Type 3.1 wordt afgegeven door de keuringsvertegenwoordiger van de fabrikant die onafhankelijk is van de productieafdeling, terwijl type 3.2 wordt afgegeven door een door de koper aangewezen onafhankelijke keuringsinstantie. Het certificaat vermeldt de kwaliteit, het hittegetal, de chemische samenstelling en de mechanische eigenschappen, samen met de uitgevoerde tests en de verkregen resultaten.
Andere terugkerende termen zijn onder meer inspectie door derden-, waarbij een onafhankelijke instantie getuige is van de tests of deze uitvoert; inspectie vóór- verzending, uitgevoerd vóór verzending; de getuigentest, waarbij de koper of zijn vertegenwoordiger de test bijwoont; en heat-nummer, de identificatie die de voltooide pijp koppelt aan het gietstuk waaruit deze is geproduceerd. Toleranties, markerings- en coatingvereisten kunnen het beste worden vermeld met verwijzing naar de productnorm in plaats van losjes in proza te worden beschreven.
Stijlpunten die geschillen voorkomen
Houd de berichten kort en geef ze allemaal één onderwerp, waarbij de vereiste actie duidelijk wordt vermeld.
Herhaal de kerncijfers, dat wil zeggen soort, maat, aantal, prijs, leveringstermijn en betalingstermijn, in dezelfde volgorde in elk bericht.
Bevestig alles wat mondeling is overeengekomen schriftelijk voordat het van kracht wordt.
Vermijd idiomen, grappen en afkortingen die niet standaard zijn in de handel.
Schrijf datums met de maand erop, zodat dag en maand niet met elkaar kunnen worden verward.
Veelgestelde vragen
Vraag: Welke Incoterm wordt het meest gebruikt bij de export van stalen buizen?
FOB is de meest gebruikte term voor bulk- en break{0}}bulkpijpzendingen, omdat de koper de controle over de zeevracht en de verzekering overlaat. CIF en CFR zijn ook gebruikelijk waarbij de koper er de voorkeur aan geeft dat de verkoper de verzending regelt.
Vraag: Wat is het verschil tussen een L/C op zicht en een gebruiks-L/C?
Een L/C op zicht is betaalbaar zodra de conforme documenten worden overgelegd, terwijl een gebruiks-L/C betaalbaar is op een bepaalde toekomstige datum, bijvoorbeeld 60 of 90 dagen na de datum van de vrachtbrief. De keuze heeft invloed op de cashflow van de verkoper en de prijs die hij bereid is te bieden.
Vraag: Wat houdt een walstestcertificaat volgens EN 10204 type 3.1 in?
Het vermeldt de kwaliteit, het warmtegetal, de chemische samenstelling en de mechanische eigenschappen van het materiaal, samen met de uitgevoerde tests en hun resultaten, en wordt afgegeven door de inspectievertegenwoordiger van de fabrikant, die onafhankelijk is van de productieafdeling.
Vraag: Wat is het verschil tussen een proformafactuur en een handelsfactuur?
De proformafactuur wordt voorafgaand aan de bestelling uitgegeven en bevat de voorgestelde specificatie, hoeveelheid, prijs en voorwaarden, zodat de koper de betaling kan regelen of een kredietbrief kan openen. De handelsfactuur wordt na verzending afgegeven en vormt de basis voor de douaneaangifte en de betalingsaanvraag.
Vraag: Waarom moeten verpakkings- en markeringsvereisten in de bestelling worden opgenomen?
Omdat de buis zwaar, lang en gemakkelijk beschadigd is, en omdat het markeren van de bundel de koper in staat stelt de levering af te stemmen op de paklijst en het certificaat. Eindbescherming, bundelmethode, hijspunten en markeringsinhoud moeten allemaal vóór productie worden overeengekomen.
Vraag: Hoe moeten leveringsdata worden uitgedrukt?
Als een geschat tijdstip van vertrek of verzendvenster, gekoppeld aan de ontvangst van een aanbetaling of een aanvaardbare kredietbrief, en met de uitgeschreven maand. Als een datum eerder een verplichting dan een schatting moet zijn, vermeld dan de voorwaarde waarvan deze afhankelijk is.
